Tominnantarkastajan rooli
Toiminnantarkastajan rooli asunto-osakeyhtiössä on hyvin samanlainen kuin tilintarkastajankin. Laki määrää, että yhtiössä on oltava toiminnantarkastaja silloin, kun yhtiössä ei ole tilitarkastajaa, eikä yhtiökokouksessa ole määrätty toisin. Tästä säädetään AOYL 9 luvun 6 §:ssä, jonka mukaan osakkeenomistajatkin voivat tietyissä tilanteissa vaatia toiminnantarkastajan valintaa, kun yhtiössä ei ole vaatimusta tilintarkastajalle. Tämä tapahtuu yhtiökokouksessa, kun toiminnantarkastajan valintaa vaativat ne osakkeenomistajat, joilla on vähintään yksi kymmenesosa kaikista yhtiön osakkeista tai yksi kolmasosa kokouksessa edustetuista osakkeista. Mikäli yhtiöllä on tilitarkastaja, määrävähemmistö ei voi vaatia toiminnantarkastajan valintaa.
Toiminnantarkastajan tekemä tarkastus on laillisuustarkastusta. Tämä rooli eroaa tilintarkastajasta siten, että toiminnantarkastajalla ei ole ammatillisia kelpoisuusvaatimuksia, eikä toiminnantarkastajan työhön tai lausuntoon sovelleta tilintarkastuksia koskevia laajoja ja yksityiskohtaisia kansainvälisiä normistoja (HE s. 170). Toiminnantarkastajasta ei myöskään ilmoiteta kaupparekisteriin.
Toiminnantarkastajan tehtävä on arvioida yhtiön hallinnon järjestämistä, sen johdon saamien etuuksien ja lähipiiritoimien asianmukaisuutta, sekä yhtiön kirjanpidon asianmukaisuutta ja osakkaiden yhdenvertaisen kohtelun toteutumista.
Toiminnantarkastajan valitsee lain mukaan yhtiökokous. Tämän lisäksi AOYL 9 luvun 6 §:n 3 momentin mukaan voi toiminnantarkastajan valita tilitarkastajan lisäksi silloin, kun tätä vaativat osakkaat muodostavat 6 luvun 26 §:ssä tarkoitetun enemmistön – eli silloin, kun yli puolet äänestäneistä haluavat tätä. Mikäli toiminnantarkastajia on valittava useita, voi yhtiöjärjestyksessä määrätä, että osa heistä valitaan muussa järjestyksessä. Kuitenkaan kaikkia toiminnantarkastajia ei voi määrätä valittaviksi muualla, ainakin yhden tulee olla valittuna yhtiökokouksessa.
Mikäli toiminnantarkastajaa ei ole valittu AOYL:n tai yhtiöjärjestyksen edellyttämällä tavalla, voi tätä hakea aluehallintovirastosta, sillä siinä tapauksessa aluevirastolla on valtuus määrätä yhtiölle toiminnantarkastaja. Tähän sovelletaan samaa, kuin AOYL 9 luvun 5 §:n 2 momentissa säädetään tilintarkastajan määräämisestä.
Toiminnantakastajan toimikauteen sovelletaan samaa, kuin tilintarkastajan toimikauteen. Toimikausi päättyy ja uusi toimikausi alkaa silloin, kun asiasta päättänyt yhtiökokous päättyy, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä tai uutta toiminnantarkastajaa valitessa päätetä toisin. Yhtiöpäätöksessä ei tosin voi määrätä toistaiseksi jatkuvasta toiminnantarkastajan toimikaudesta. Toiminnantarkastajalle on myös AOYL 9 luvun 7 §:n mukaan valittava sijainen, johon sovelletaan samaa, kuin toiminnantarkastajasta säädetään.
Toiminnantarkastajan kelpoisuus ja riippumattomuus
Toiminnantarkastajan kelpoisuusvaatimukset ovat määritelty AOYL 9 luvun 8 §:ssä. Toiminnantarkastajan kelpoisuusvaatimukset ovat yhdenmukaisia myös yhtiön hallituksen jäsenten kelpoisuusvaatimusten kanssa.
AOYL 9 luvun 8 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan toiminnantarkastaja ei voi olla alaikäinen, tai sellainen henkilö, jolle on määrätty edunvalvonta, tai jonka toimintakelpoisuutta on muuten rajoitettu. Myöskin konkurssissa tai liiketoimintakiellossa oleva henkilö ei voi toimia toiminnantarkastajana.
Momentin 2 kohdan mukaan toiminnantarkastajana ei voi toimia myöskään yhtiön isännöitsijä tai hallituksen jäsen, eivätkä myöskään saman konserniin kuuluvassa muussa yhteisössä vastaavissa asemissa toimivat henkilöt.
Momentin 3 kohdassa säädetään, ettei toiminnantarkastajana voi toimia sellainen henkilö, jonka tehtäviin kuuluu yhtiön kirjanpito, yhtiön varojen hallinta, taikka varojen hoidon valvonta.
Momentin 4 kohta estää sellaisten henkilöiden toimimisen toiminnantarkastajana, jotka ovat palvelussuhteessa yhtiöön taikka 2 tai 3 kohdassa tarkoitettuun henkilöön. Esimerkiksi yhtiön talonmies ei voi toimia tässä roolissa.
Momentin 5 kohdan mukaan myöskin ne, joilla on rahalaina, vakuus tai muu vastaava etuus yhtiöltä tai sen johtoon kuuluvalta henkilöltä eivät voi toimia tässä tehtävässä. Myöskin he, jotka ovat antanet yhtiölle tai sen johdolle vastaavan etuuden, eivät voi toimia kyseisessä yhtiössä toiminnantarkastajana.
Ja lopuksi momentin 6 kohdan mukaan myöskään 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun henkilön puoliso, sisar tai veli eivät voi toimia toiminnantarkastajana. Myöskään tällaisiin henkilöihin suoraan ylenevässä tai alenevassa sukulaissuhteessa olevat henkilöt eivät voi lain mukaan toimia tässä roolissa.
Lisäksi laki määrää myös toiminnantarkastajan erityisestä kelpoisuudesta. AOYL 9 luvun 8 §:n 2 momentin mukaan tässä roolissa toimivalla henkilöllä tulee olla riittävä kokemus ja tietämys taloudellisista ja oikeudellisista asioista, kun kyseinen yhtiön rakenne ja koko huomioon ottaen on tarpeen.
Kaiken lisäksi toiminnantarkastajan tulee olla riippumaton työtehtäviä suorittaessaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hänen tulee lausua käsityksensä objektiivisesti ja ulkopuolisista tekijöistä riippumatta. Tästä säädetään 8 §:n 2 momentissa, ja sanoitus on tarkoituksella yleisluontoinen, sillä riippumattomuutta arvioidaan aina tapauskohtaisesti.
Mikäli toiminnantarkastaja ei pysty täyttämään työtehtäväänsä riippumattomasti, on hänen kieltäydyttävä ja luovuttava tästä tehtävästä. Myöskin silloin, kun jo valintahetkellä on riippuvuus selvästi olemassa, on tulevan toiminnantarkastajan kieltäydyttävä tehtävästä. Mikäli esteellisyys tulee ilmi kesken toimikauden, on toiminnantarkastajan erottava tehtävästään ilmoittamalla tästä kirjallisesti yhtiön hallitukselle.
Toiminnantarkastuksen sisältö ja toiminnantarkastuskertomus
Toiminnantarkastuksen sisältö on laissa määritelty yleisluontoisesti. AOYL 9 luvun 9 §:n mukaan toiminnantarkastus sisältää yhtiön toiminnan ja hallinnon tarkastuksen yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla. Pykälän sanamuoto yleisluonteinen, jotta toiminnantakastajan rooli olisi tehokas ja lainmukainen riippumatta kunkin asunto-osakeyhtiön tilanteesta, rakenteesta ja koosta.
Toiminnantarkastajan työn tarkoituksena on tuottaa tietoa yhtiön taloudenpidosta ja hallinnon hoitamisesta nimenomaan yhtiön osakkaille. Käytännössä kuitenkin yhtiö itse asettaa toiminnantarkastuksen laadun tason, sillä yhtiö myös määrittää toiminnantarkastajan osaamisen vaatimukset.
Toiminnantarkastajan työn lopputulos jokaiselta tilikaudelta on toiminnantarkastuskertomus. Toiminnantarkastuskertomuksen sisällöstä säädetään AOYL 9 luvun 10 §:ssä, jonka 2 momentin mukaan kertomuksessa on oltava lausunto siitä, sisältääkö kyseinen tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön tuotot, kulut, varat, yhtiön oman pääoman, sekä velat ja yhtiön itsensä antamat vakuudet. Tämän lisäksi toiminnantarkastuskertomuksessa on otettava kantaa siihen, sisältääkö yhtiön toimintakertomus hyväksytyllä tasolla tiedot AOYL 10 luvun 5-7 §:ssä tarkoitetuista seikoista. Toiminnantarkastuskertomuksessa on myös lain mukaan yksilöitävä sen kohteena oleva tilinpäätös.
Mikäli toiminnantarkastaja ei jostain syystä voi antaa lausuntoa, hänen on ilmoitettava tästä toiminnantarkastuskertomuksessa. Toiminnantarkastaja voi, mikäli tarpeellista, antaa kertomuksessa lisätietoja syistä, miksi lausunnon antaminen ei onnistu.
Lisäksi toiminnantarkastajalla on lain mukaan velvollisuus huomauttaa toiminnantarkastuskertomuksessa tietyistä seikoista, mikäli näitä on tarkastuksen aikana ilmennyt. Toiminnantarkastajan on ilmoitettava lausunnossaan, mikäli yhtiön hallituksen jäsen, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja taikka isännöitsijä on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta mahdollisesti seuraa vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan. Lisäksi on ilmoitettava, mikäli em. henkilöit ovat rikkoneet lakia.
Laissa on myös määritetty, milloin toiminnantarkastuskertomuksen pitää olla valmis. Nimittäin AOYL 9 luvun 10 §:n 5 momentin mukaan toiminnantarkastuskertomus on luovutettava hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta, jossa kyseinen tilinpäätös on esitettävä.
Toiminnantarkastajalla on myös lainmukainen oikeus saada työstään palkkio. Palkkion määrää ei tosin ole määritetty, mutta käytännössä siitä päätetään samassa yhtiökokouksessa, jossa toiminnantarkastaja valitaan. Tästä on säädetty AOYL 9 luvun 11 §:ssä, jonka mukaan yhtiö vastaa myös muista toiminnantarkastuksesta aiheutuvista kuluista.
Toiminnantarkastajan tiedonsaantioikeus, tietojenantovelvollisuus ja salassapitovelvollisuus
Toiminnantarkastajan työ on tehty sujuvammaksi AOYL 9 luvun 12 §:n 1 momentilla, sillä sen mukaan asunto-osakeyhtiön hallituksen ja isännöitsijän on annettava toiminnantarkastajalle sellaista selvitystä ja apua, kun tämä työtehtävässään tarvitsee. Lisäksi yhtiön johdon on tehtävä tarkastus ylipäätään mahdolliseksi sellaisessa laajuudessa, kun toiminnantarkastaja näkee tarpeelliseksi.
Lisäksi toiminnantarkastajalla on oikeus osallistua ja käyttää puhevaltaa niissä yhtiökokouksissa, joissa käsitellään hänen työtehtäviinsä liittyviä asioita. Enemmänkin, hänen on lain mukaan oltava yhtiökokouksessa läsnä, mikäli käsiteltävät asiat vaativat toiminnantarkastajan läsnäoloa. Esimerkiksi läsnäolo on tarpeen, kun toiminnantarkastajan lausunto on puutteellinen tai sitä annettu lainkaan.
Toiminnantarkastajan velvollisuuksiin kuuluu myös toimittaa yhtiökokouksen pyynnöstä tarvittavat ja tarkemmat tiedot seikoista, jotka voivat vaikuttaa kokouksessa päätettäviin asioihin ja niiden arviointiin. Tiedonanto on myös osittain rajoitettu, sillä sellaisia tietoja, jotka voivat aiheuttaa yhtiölle olennaista haittaa toiminnantarkastaja ei voi luovuttaa.
Osakkeenomistajatkin voivat pyytää toiminnantarkastajaa antamaan yhtiöstä tietoja. Tämä on säädetty AOYL 9 luvun 12 §:n 4 momentissa, jonka mukaan tietojen antaminen yhtiökokouksessa osakkaan pyynnöstä on mahdollista, mikäli siitä ei koidu olennaista haittaa yhtiölle itselleen.
Toiminnantarkastajalla on myös oikeus ja velvollisuus ilmaista ne seikat, jotka ovat tulleet ilmi tarkastajan työtehtävien suorittamisen aikana, jos hänen on niistä lain nojalla ilmoitettava. Myös mikäli jokin taho on lain perusteella oikeutettu saamaan nämä asiat tietoonsa, täytyy toiminnantarkastajan ne kertoa. Toiminnantarkastaja voi myös luovuttaa arkaluonteista tietoa yhtiökokouksessa, mikäli hän on saanut tähän yhtiöltä luvan.
Mikäli tarvitset neuvoja toiminnantarkastajan rooliin tai työtehtäviin liittyen, kokeneet lakimiehemme auttavat sinua mielellään.Yhteystiedot Kiinteistöriitalakimiehiimme https://www.kiinteistoriitalakimies.fi/yhteystiedot/
Lue lisää aiheesta Tilintarkastus, toiminnantarkastus ja erityinen tarkastus https://www.kiinteistoriitalakimies.fi/?p=2323&preview=true&_thumbnail_id=2326
AOYL https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20091599
HE 1990 s. 170 https://www.eduskunta.fi/FI/vaski/HallituksenEsitys/Documents/he_216+1990.pdf