Mitä osakeluetteloon täytyy merkitä?
Yhtiön osakkeista ja niiden omistajista pidetään Maanmittauslaitoksessa osakehuoneistorekisterin kirjauksiin perustuvaa luetteloa, johon on merkitty:
1) kaikki osakkeet osakeryhmittäin numerojärjestyksessä;
2) osakehuoneisto, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden;
3) osakkeiden rekisteröintipäivä;
4) osakkeenomistajan nimi ja osoite, luonnollisesta henkilöstä syntymäaika sekä oikeushenkilöstä kotipaikka, rekisterinumero ja rekisteri, johon oikeushenkilö on merkitty;
5) muualla laissa osakeluetteloon merkittäväksi säädetyt tiedot; sekä
6) huoneiston hallintaoikeuteen muun lain nojalla kohdistuva rajoitus, joka on merkitty osakehuoneistorekisteriin.
AsOyL 2 Luku 12 §
Yllä mainittu pykälä on tullut voimaan 1. tammikuuta 2019. Uuden lain mukaan osakehuoneistorekisteriin kuuluvien yhtiöiden osakeluetteloa pidetään jatkossa Maanmittauslaitoksessa eikä enää yhtiössä itsessään. Luettelo on Maanmittauslaitoksen tietojärjestelmässä pidettävä kooste taloyhtiön osakehuoneistorekisterin osakkeista, osakehuoneistoista ja osakkeenomistajista. Omistusoikeuden kirjaus osakehuoneistorekisteriin johtaa automaattisesti luettelomerkintään.
Osakeluetteloon merkitään osakkeiden rekisteröintipäivä. Osakkeiden rekisteröintipäivällä taas tarkoitetaan sitä päivää, jolloin osakkeet on yhtiön perustamisen tai uusien osakkeiden rekisteröinnin yhteydessä merkitty kaupparekisteriin.
Huoneiston hallintaoikeuteen muun lain nojalla kohdistuvan rajoituksen merkitseminen perustuu siihen, että tällainen rajoitus on merkitty osakehuoneistorekisteriin. Myös muualla laissa säädettyjen tietojen merkitseminen luetteloon perustuu siihen, että tiedot on merkitty osakehuoneistorekisteriin.
Omistusoikeuden siirron rekisteröinti
Osakehuoneistorekisteriin kirjattu osakeluetteloon merkittyä seikkaa koskeva muutos merkitään viivytyksettä osakeluetteloon. Omistusoikeuden siirtymistä koskeva merkintä tehdään kuitenkin vasta, kun varainsiirtoveron suorittamisesta on saatu selvitys. Merkintä on päivättävä.
Jos yhtiöjärjestyksessä on rajoitettu osakkeen siirtämistä 5 §:n mukaisella lunastuslausekkeella, osakeluetteloon merkitään omistusoikeuden siirtymisen lisäksi tieto lunastusmenettelystä. Tieto poistetaan osakeluettelosta kolmen kuukauden kuluttua sen merkitsemisestä, jollei hallitus siihen mennessä ilmoita toisin.
Osakkeen saajan on toimitettava hallitukselle 5 §:ssä tarkoitettua lunastusmenettelyä varten tarvittavat tiedot.
AsOyL 2 Luku 13 §
Luetteloa pidetään Maanmittauslaitoksessa osakehuoneistorekisterin tietojen perusteella. Käytännössä kaikki tiedot muutoksista päivittyy luettelolle automaattisesti. Maanmittauslaitos merkitsee mm. osakkeen kauppaan ja vaihtoon perustuvan saannon luetteloon sen jälkeen, kun se on saanut varainsiirtoveron suorittamisesta selvityksen Verohallinnolta.
Lisäksi luetteloon merkitään tieto käynnissä olevasta lunastusmenettelystä, mikäli yhtiöjärjestyksessä on rajoitettu osakkeen siirtämistä lunastuslausekkeella. Osakkeen saajan on ilmoitettava lunastusmenettelyä varten tarvittavat tiedot hallitukselle. Tarvittavat tiedot voivat olla esim. tieto saannon tyypistä, osakkeen saajasta ja kauppahinnasta. Nämä vaihtelevat tapauskohtaisesti, sillä tarvittavien selvitysten riittävyyden arviointi kuuluu hallitukselle.
Täytyykö luettelo vanhoista osakkaista säilyttää?
Osakkeiden aiempia omistajia koskevien tietojen säilyttämisestä säädetään huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain 11 §:ssä.
Aiemmin voimassa olleen ja sittemmin kumotun asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 14 §:n mukaan tiedot vanhoista osakkaista on säilytettävä 10 vuotta siitä, kun uusi omistaja on merkitty osakasluetteloon. Luettelo vanhoista osakkaista kannattaa pitää erillään voimassa olevasta luettelosta siten, että kumpikin luettelo voidaan esittää erikseen silloin, kun sitä pyydetään.
Onko osakeluettelo julkinen?
Jokaisella on oikeus tutustua osakeluetteloon ja saada jäljennös osakeluettelosta tai sen osasta.
Osakkeenomistajilla on oikeus tutustua entisiä osakkeenomistajia koskeviin osakeluettelotietoihin ja saada niistä jäljennöksiä siten kuin 1 momentissa säädetään. Sama oikeus on sellaisella entisellä osakkeenomistajalla tai muulla, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan. Sen jälkeen, kun uuden osakkeenomistajan merkitsemisestä osakeluetteloon on kulunut kymmenen vuotta, aiempaa omistajaa koskevia tietoja voidaan antaa vain tieteellistä tutkimusta, yhtiön historian kirjoittamista tai tilastointia varten.
Luonnollisen henkilön osoitteen tai syntymäajan saa luovuttaa vain osakkeenomistajalle tai sille, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan.
Maanmittauslaitos saa luovuttaa osakeluetteloon merkityt tiedot teknisen käyttöyhteyden avulla osakkeenomistajalle.
AsOyL 2 Luku 15 §
Jos maistraatti on määrännyt väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:n perusteella osakkeenomistajaa koskevien tietojen luovutusrajoituksesta tai osakkeenomistajaa koskevat tiedot on pidettävä salassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 31 kohdan perusteella, osakkeenomistajasta luetteloon merkittyjä tietoja saa luovuttaa vain viranomaiselle ja sille, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan.
Yllä oleva pykälä on tullut voimaan 1. tammikuuta 2019. Osakastietojen saatavuus on tärkeää, jotta osakkeenomistajat pystyvät olemaan yhteydessä yhtiön kanssa ja jotta ylin päätösvalta yhtiössä säilyy osakkailla. Luettelon pitoon sovelletaan lähtökohtaisesti julkisuuslakia. Maanmittauslaitos saa luovuttaa luettelon tiedot osakkeenomistajalle sähköisen asiointipalvelun kautta.
Osakeluettelo on siis kaikille julkinen osakkaiden nimien osalta, mutta tarkemmat tiedot kuten osakkeenomistajien osoitteet ja syntymäajat ovat rajoitetusti saatavilla. Taloyhtiön luettelo, joka sisältää omistajien tarkemmat tiedot, voidaan luovuttaa vain osakkaalle tai jollekulle muulle, jolla on siihen todistetusti oikeus.
Mikäli tarvitset apua asunto-osakeyhtiön rekisteröintiin liittyen, ota yhteyttä meidän asiantunteviin lakimiehiimme: www.kiinteistoriitalakimies.fi/yhteystiedot
Asunto-osakeyhtiölaki 2009/1599 (2 luku 10 § – 15): https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20091599#O1L2P6