Asunto-osakeyhtiön isännöitsijän yleiset tehtävät
Isännöitsijän rooli on hyvin monipuolinen asunto-osakeyhtiön struktuurissa, sillä hän on usein samaan aikaan yhtiön arjen pyörittäjä, toimielin, päätösten täytäntöön panija ja asiantuntija. Tehtävistä on säädetty asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 17 §:ssä, jonka mukaan isännöitsijä vastaa yhtiön omistaman rakennuksen tai kiinteistön kunnossapidosta, sekä hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa. Isännöitsijä saa tehtäviinsä taloyhtiön hallitukselta ohjeita ja määräyksiä, täten säädöksen sanamuodon takia hallitus on kuitenkin yhtiön hierarkiassa korkeammalla. Isännöitsijäpalvelu on yleensä ostettu ulkopuoliselta taloyhtiöltä, joten yhtiön toiminnan sujuvuuden takaamiseksi on tärkeää ylläpitää luottamusta hallituksen ja isännöitsijän välillä. Valinta on täten tehtävä harkiten.
Isännöitsijä on myös vastuussa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja luotettavalla tavalla järjestetty. Lisäksi hän on lain mukaan vastuussa myös yhtiön varainhoidosta. Käytännössä sekä kirjanpidon että varainhoidon on vastattava kullekin tarkoitettuja säädöksiä, AOYL:n lisäksi.
Isännöitsijän tehtävät on laissa määritetty yleisesti, jotta ne voisi tarkemmin määrittää isännöintisopimuksessa. Näin saadaan sopimus vastaamaan kunkin yhtiön tarpeita ja erikoisuuksia. Isännöintisopimuksella ei kuitenkaan voida rajoittaa isännöitsijän lakisääteisiä velvollisuuksia, esimerkiksi kirjaamalla kirjanpito pois tehtävistä. Tilanteissa, missä isännöitsijä toteuttaa myös palveluita, jotka eivät kuulu tavanomaisiin ja lakisääteisiin tehtäviin, on kyse oikeudellisesti muusta palvelusta, kuin laissa tarkoitetusta isännöinnistä. Näistä on aina sovittava yhtiön kanssa erikseen. Isännöitsijä voi tarvittaessa myös käyttää ulkopuolisten asiantuntijoiden palveluita omien tehtävien toteuttamisessa.
Isännöitsijän tehtäviin kuuluu lain mukaan myös antaa hallitukselle tarvittavaa tietoa, jotta hallitus voisi hoitaa omia tehtäviään. Yleensä hallitus määrittää sen, mitkä tiedot ovat tarpeen missäkin tilanteessa.
Isännöitsijällä on myös AOYL 7 luvun 17 §:n 2 momentin mukaan oikeus ryhtyä 2 momentissa tarkoitettuihin epätavallisiin tai laajakantoisiin toimiin hallituksen valtuutuksella, tai ilman valtuutusta hätätilanteissa. Hätätilanteet määritellään sellaisiksi, joissa toimimatta jättäminen aiheuttaisi yhtiölle olennaista haittaa. Ryhtyessään toimiin ilman hallituksen valtuutusta, isännöitsijän on kuitenkin ilmoitettava tästä hallitukselle mahdollisemman nopeasti.
Isännöitsijän läsnäolo hallituksen kokouksessa,
Isännöitsijällä on AOYL 7 luvun 18 §:n mukaan oikeus osallistua hallituksen kokouksiin, sekä oikeus puhevallan käyttöön kokouksessa, jollei hallitus ole toisin päättänyt. Tämä on mahdollista myös silloin, kuin isännöitsijä ei ole hallituksen jäsen. Mikäli isännöitsijä on hallituksen jäsen, hallitus ei voi estää häntä osallistumasta hallituksen kokoukseen. Käytännössä tätä sovelletaan esimerkiksi silloin, kun päätetään asioista, jotka eivät vaadi isännöitsijän ammattitaitoa tai asiantuntemusta.
Isännöitsijään sovellettavat säännökset
Isännöitsijään sovelletaan aikaisemmin mainitun lisäksi myös samaa, mitä hallituksen jäsenestä säädetään pätemättömiä päätöksiä koskevassa AOYL 7 luvun 2 §:n 4 momentissa, esteellisyyttä koskevassa 4 §:ssä ja kelpoisuutta koskevassa 10 §:ssa. Lisäksi laissa on maininta, että isännöitsijän asuinpaikan, tai isännöintiyhteisön kotipaikan, on oltava Euroopan talousalueella, jollei rekisteriviranomainen myönnä lupaa poiketa tästä. Isännöitsijää koskevat vahingonkorvaussäännökset on AOYL 24 luvussa.
Valinta, eroaminen ja erottaminen
Asunto-osakeyhtiössä voi olla isännöitsijä, jos yhtiökokous tai taloyhtiön hallitus näin päättävät. Valinnan tekee lain mukaan kuitenkin aina asunto-osakeyhtiön hallitus. Hallituksen tehtäviin täten kuuluu valinnan lisäksi myös isännöintisopimuksen laadinta ja sen ehdoista sopiminen. Yhtiökokous ei voi lain mukaan valita isännöitsijää, sillä edes yhtiöjärjestyksessä ei voida määrittää, että valinta kuuluisi muulle kuin hallitukselle. Tästä ainoana poikkeuksena voi ainoastaan yhtiön perustamissopimuksessa ja kombinaatiosulautumisen sulautumissuunnitelmassa määrätä isännöitsijän henkilöstä.
Isännöitsijän on lain mukaan oltava luonnollinen henkilö tai rekisteröity yhteisö. Tämä on säädetty AOYL 7 luvun 20 §:n 2 momentissa. Rekisteröidyllä yhteisöllä tarkoitetaan yleensä isännöintiyritystä, jonka yhtiömuoto voi olla osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö ym. Rekisteröityä säätiötä tai yhdistystä ei voida pitää tähän sopivaksi, johtuen ammatti- ja liiketoiminnan harjoittamista koskevien säätiölain ja yhdistyslain rajoituksista (HE s.162).
Mikäli isännöitsijänä on yhteisö, täytyy asunto-osakeyhtiön johdolle ilmoittaa, kenellä yhteisössä on päävastuu isännöinnistä. Tätä henkilöä kutsutaan päävastuulliseksi isännöitsijäksi (AOYL 7 luvun 21 §). Tähän henkilöön sovelletaan lain mukaan AOYL:n tai muun lain säännöksiä isännöitsijästä.
Lain mukaan isännöitsijällä on myös oikeus erota tehtävästään. Tästä on ilmoitettava hallitukselle, sillä eroaminen astuu voimaan vasta kun hallitus on saanut siitä tiedon. Ilmoituksessa voi olla mainittu myös myöhempi ajankohta, jolloin ero astuu voimaan vasta silloin. Ilmoituksen voi toimittaa hallituksen puheenjohtajalle tai jäsenellekin. Kuitenkin jos isännöintisopimuksessa on säädetty eroamisesta, täytyy näitä säädöksiä sopimusoikeudellisesti noudattaa.
Isännöitsijän erottaminen voi tapahtua myös hallituksen toimesta enemmistöpäätöksellä, AOYL 7 luvun 20 §:n 4 momentin nojalla. Tämä voidaan toteuttaa milloin tahansa, sillä erottamiselle ei tarvita perusteluita tai erillisiä syitä. Esimerkiksi pelkkä luottamuspula voi olla syy isännöitsijän erottamiselle. Kuitenkin, jos isännöitsijän ja asunto-osakeyhtiön välisessä isännöintisopimuksessa on sovittu muuta, täytyy sopimusta noudattaa.
Yleensä eroamisen tai erottamisen jälkeen taloyhtiön palvelukseen palkataan uusi isännöitsijä. Näissä tilanteissa vanha ja uusi isännöitsijä hallituksen luvalla sopivat keskenään tehtävien siirtämisestä, sekä käytännön asioiden järjestämisestä. Vanhan tulee siirtää hallussaan olevat asiakirjat uudelle isännöitsijälle kohtuullisessa ajassa, jollei ole sovittu tiettyä aikataulua erikseen. Mikäli vaihdostilanteessa ei laadita esimerkiksi tilinpäätösaineistoa, on kohtuulliseksi ajaksi pidetty yleensä 1-3 viikkoa.
YHTEYDENOTTO
Mikäli tarvitset apua isännöitsijän tehtäviin, virkaan tai isännöintisopimuksen ehtoihin liittyvissä kysymyksissä, olethan yhteydessä asiantunteviin lakimiehiimme: https://www.kiinteistoriitalakimies.fi/yhteystiedot/