Uusi asunto-osakeyhtiölaki on tullut voimaan 1. heinäkuuta 2010. Asunto-osakeyhtiölaissa säädetään muun ohella siitä, mitä asunto-osakeyhtiön osakeluettelon vaatimukset ovat. Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakeyhtiöillä on oltava osake-ja osakasluettelo. Osakeluettelo ja osakasluettelo on säilytettävä yhtiössä siten, että se on jokaisen nähtävänä joka siihen haluaa tutustua.
Mikäli yhtiön osakkeita ei ole liitetty arvo-osuusjärjestelmään, hallituksen on syytä pitää niistä luetteloa eli osakeluetteloa. Osakeluettelo on syttä laatia ilman viivytyksiä heti yhtiön perustamisen jälkeen ja luetteloa on pidettävä luotettavalla tavalla. Luotettavaa tapaa ei kuitenkaan ole laissa erikseen määritelty, koska luettelon pitämiseen ei ole asetettu mitään erityisiä muotorajoitteita. Näin ollen luettelo saa siis olla sähköinen taikka kirjallinen, tärkeintä kuitenkin on, että luettelo on tallennettu luotettavasti, se on ajan tasalla ja tarvittaessa saatavilla. Luotettavuus lähtökohtaisesti tarkoittaa sitä, että luettelon tiedot ovat oikeita ja ajantasaisia.
Osakeluettelo
Osakeluettelo on yhtiökohtainen kooste, joka sisältää osakehuoneistorekisterin osakkeita, osakehuoneistoja ja osakkeenomistajia koskevia tietoja. Osakeluetteloita on kahta, toinen on taloyhtiön osakkaiden ja toinen taloyhtiön hallinnon hoitamiseen, jossa näkyy mm. osakkeenomistajan nimen lisäksi myös omistajan osoite ja syntymäaika. Puolestaan julkisessa osakeluettelossa on vain omistajan nimi tai yritysomistajan kohdalla yrityksen nimi ja y-tunnus. Osakeluettelon on madollista tilata maanmittauslaitokselta asiakaspalvelusta maksullisena, puolestaan taloyhtiön edustaja saa haettua osakeluettelon yhteystiedot veloituksetta maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelusta.
Asunto-osakeyhtiölain mukaan asunto-osakeyhtiön hallituksen on ylläpidettävä osakeluetteloa yhtiön osakkeista, tähän osakeluetteloon on syytä merkitä: kaikki osakkeet osakeryhmittäin numerojärjestyksessä, osakehuoneisto, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden, osakirjojen antamispäivä, osakkeenomistajan nimi ja osoite, luonnollisesta henkilöstä syntymäaika sekä oikeushenkilöstä kotipaikka, rekisterinumero ja rekisteri, johon oikeushenkilö on merkitty, muualla laissa osakeluetteloon merkittäväksi säädetyt tiedot, sekä huoneiston hallintaoikeuteen muun lain nojalla kohdistuva rajoitus, jos sen merkitsemistä erikseen vaaditaan. Osakeluettelosta täytyy ilmetä myös kunkin osakkeen laji, jos yhtiössä on erilajisia osakkeita, sekä mahdolliset muut erot, joita osakkeiden tuottamissa oikeuksissa ja velvollisuuksissa saattaa olla. Mikäli osakkeesta ei ole annettu osakekirjaa, osakeluetteloon on silloin lisäksi merkittävä yhtiölle ilmoitettu osaketta rasittava pantti- tai muu sitä vastaava oikeus.
Osakeluettelossa voi näkyä rajoituksia, jotka ovat kirjattuna osakehuoneistorekisteriin, tällaisia rajoituksia voivat olla mm: lesken hallintaoikeus, testamenttiin perustuva käyttöoikeus, testamenttiin sisältyvä vallintarajoitus, asumisoikeusasunnoista annetun lain mukainen merkintä, vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta annetun lain mukainen merkintä, vuokratalojen rakentamislainojen lyhytaikaisesta korkotuesta annetun lain mukainen merkintä, aravalain mukainen merkintä, asunto-osakkeen saantoon kohdistuu yhtiöjärjestyksen mukainen lunastusoikeus tai asunto-osakkeen saantoon kohdistuu yhtiöjärjestyksen mukainen vaihdannanrajoitus.
Yhtiö
Yritysomistajan osakeluettelossa ensimmäisessä osiossa näytetään yhtiön perustiedot kuten y-tunnus, toiminimi, yritysmuoto, kotipaikka ja päivämäärä, jolloin yritys on rekisteröity. Nämä tiedot ovat kaupparekisteri tietoja, näiden tietojen lisäksi on kuitenkin syytä mainita missä kunnassa ja millä kiinteistöllä rakennukset sijaitsevat. Tärkeää on huomioida se, että kiinteistötunnus on taloyhtiön itse ilmoittama eikä tunnuksen muutos tule päivittymään automaattisesti huoneistotieto järjestelmään.
Omistusoikeuden siirtymisen merkitseminen osakeluetteloon
Osakkeen saajalla ei ole oikeutta käyttää osakkeenomistajalle yhtiössä kuuluvia oikeuksia ennen kuin hänet on asianmukaisesi merkitty osakeluetteloon tai hän on ilmoittanut saantonsa yhtiölle ja esittänyt siitä luotettavan selvityksen. Kaikilla osakkeenomistajilla on aina oikeus osallistua yhtiökokoukseen, osallistumisen edellytyksenä kuitenkin on, että osakkeenomistaja on merkittynä osakeluetteloon taikka hän on ilmoittanut saantonsa yhtiölle ja esittänyt siitä luotettavan selvityksen. Jos näin ei ole tapahtunut ei osakkeenomistajalla ole oikeutta osallistua yhtiökokoukseen, oikeus osallistua alkaa vasta merkinnän tai ilmoituksen jälkeen.
Silloin kun osakkeen saaja on ilmoittanut yhtiölle omistusoikeudestaan tai muusta osakeluetteloon merkitystä asiaa koskevasta muutoksesta, muutos on syytä merkitä viivytyksettä osakeluetteloon, sen jälkeen, kun siitä on esitetty luotettava selvitys. Ennen omistusoikeuden siirtymistä koskevaa merkintää on vielä lisäksi esitettävä selvitys varainsiirtoveron suorittamisesta, enne varainsiirtoveron suorittamista merkintää ei tehdä. Tämä merkintä on myös päivättävä.
Jos osakkeeseen kuitenkin kohdistuu lunastusoikeus, merkintää ei ole oikeus tehdä ennen kuin on selvinnyt, että lunastusoikeutta ei ole käytetä. Jos osakkeeseen kohdistuu jokin muussa laissa säädetty omistusoikeuden siirron rajoitus, merkintää ei saa tällaisessakaan tilanteessa tehdä ennen kuin on selvinnyt, että omistusoikeus on siirtynyt.
Mikäli osakkeen viimeinen luovutus on merkitty osakekirjaan tai väliaikaistodistukseen avoimella siirrolla, osakekirjaan tai väliaikaistodistukseen on kirjoitettava uuden osakkeenomistajan nimi ennen kuin omistusoikeuden siirtyminen voidaan merkitä luetteloon. Yhtiölle esitettyyn osakekirjaan tai väliaikaistodistukseen on syytä kirjoittaa todistus osakeluetteloon merkitsemisestä ja sen päivämäärästä.
Uuden osakkeenomistajan tulee esittää maksetun varainsiirtoveron ja osakekirjan lisäksi luotettava selvitys siitä saannosta, millä hän on saanut osakkeet omistukseensa. Lähtökohtaisesti selvityksen laajuus vaihtelee saannon laadusta. Ennen kuin vaaditut selvitykset ja suoritukset ovat tehty ei omistusoikeuden siirtymistä osakeluetteloon voida suorittaa.
Osakkeen aiemmat omistajat
Osakkeen edellistä omistajaa koskevat osakeluettelotiedot täytyy olla säilytettävänä luotettavalla tavalla 10 vuotta siitä alkaen, kun uusi omistaja on merkitty osakeluetteloon. Luotettavalla tavalla tarkoittaa tässäkin yhteydessä joko kirjallisesti tai sähköisesti kunhan tieto on luotettavasti säilytetty ja on tarpeen vaatiessa saatavilla. Tällainen säädös helpottaa asunto-osakeyhtiön omistuksen selvittämistä. Säädös on tullut uuden asunto-osake yhtiölain mukana, vanhan asunto-osakeyhtiölain aikana listaa pidettiin vain kulloisistakin omistajista.
Osakeluettelon julkisuus
Kaikilla on oikeus tutustua osakeluetteloon. Osakeluettelon on siis julkinen jokaiselle, joka sen haluaa nähdä. Hallituksen puheenjohtajan tai isännöitsijän on varattava siihen jokaiselle halukkaalle tilaisuus, tämän tulee tapahtua kohtuullisen ajan kuluessa pyynnöstä. Jokaisella on oikeus yhtiön kulujen korvaamisen jälkeen saada jäljennös osakeluettelosta tai sen osasta.
Osakkeenomistajilla on myös oikeus tutustua entisiä osakkeenomistajia koskeviin osakeluettelotietoihin ja saada niistä jäljennöksiä siten, kun asunto-osakeyhtiölaissa on säädetty. Tämä oikeus on myös sellaisella entisellä osakkeenomistajalla tai muulla, joka osoittaa, että hänellä on tällainen oikeus sitä vaatia. Luonnollisen henkilön osoitteen tai syntymäajan saa luovuttaa vain ja ainoastaan osakkeenomistajalle tai sille, joka osoittaa, että hänellä on oikeus tällaista tietoa.
Asunto-osakeyhtiölaissa määritetyn 10 vuoden määräajan jälkeen edellistä omistajaa koskevia tietoja ei saa säilyttää, käyttää tai muutoin käsitellä paitsi tieteellistä tutkimusta, yhtiön historian kirjoittamista tai tilastointia varten. Tietoja ei ole oikeus luovuttaa eteenpäin ulkopuolisille.
Jos maistraatti on määrännyt väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain nojalla osakkeenomistajaa koskevien tietojen luovutusrajoituksesta ja rajoituksesta on ilmoitettu yhtiölle, osakkeenomistajasta osakeluetteloon merkittyjä tietoja saa luovuttaa vain ja ainoastaan viranomaiselle sekä sellaiselle osakkeenomistajalle tai muulle, joka osoittaa omaavansa oikeuden sitä vaatia.
Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole mitään vaatimusta siitä, että osakeluettelon tulisi sisältää arkaluontoiseksi pidettävä henkilötunnus pelkkä syntymäaika on ollut riittävä. Hallituksen ja mahdollisen isännöitsijän tulisikin aina varmistua siitä, ettei osakeluetteloon kerätä turhaa tietoa, jota ei ole tarpeen kerätä ja jota ei muutenkaan tarvita luetteloon. Yhtiön on myös syytä varmistua siitä, että tietoja ei jaeta kuin niille henkilöille, joilla siihen on varsinainen oikeus, varsinkaan esim. henkilötunnusta, joka on hyvinkin arkaluontoinen tieto henkilöstä, jos päätyy ulkopuoliselle henkilölle taikka muulle taholle ilman asianmukaista tarvetta.
Asunto-osakeyhtiö laki (22.12.2009/1599) https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20091599